archive | archive integrity | archive management system | cloud storage | digital records management | electronic National Social Security Institution (e-E.F.K.A.) | public sector | records | records management | low-cost records management system | recordkeeping | online application | ακεραιότητα αρχείου | αρχείο | δημόσιος τομέας | διαχείριση αρχείου | διαχείριση ψηφιακών εγγράφων | έγγραφα | ηλεκτρονικός Εθνικός Φορέας Κοινωνικής Ασφάλισης (e-Ε.Φ.Κ.Α.) | αποθηκευτικός χώρος σε νέφος | συνδρομητική εφαρμογή διαχείρισης υποθέσεων | σύστημα παρακολούθησης υποθέσεων χαμηλού κόστους
7
15
92
Fig. 1. The life cycle of documents of the University of Adelaide /
Fig. 2. The Dimensions, Axes and Co-ordinates of the Continuum (Upward 1996) /
Fig. 3. Main Responsibility /
Fig. 4. Administrative documents /
Fig. 5. Supporting documents /
Fig. 6. Juridical documents /
Fig. 7. Buildings /
Fig. 8. Main Responsibility /
Fig. 9. Administrative documents /
Fig. 10. Supporting documents /
Fig. 11. Juridical documents /
Fig. 12. Buildings /
Table 1. Fields, type of fields and values of the online application
Στον ελληνικό δημόσιο τομέα, παρατηρούνται αναμφίβολα αναποτελεσματικές πρακτικές κατά τη δημιουργία, συντήρηση και χρήση των αρχείων τόσο σε ψηφιακή όσο και φυσική μορφή. Στην παρούσα εργασία, η έννοια του αρχείου των δημόσιων υπηρεσιών και η σχέση του με την χρηστή διοίκηση διερευνάται μέσω ανασκόπησης της σχετικής βιβλιογραφίας. Το αρχείο της Διεύθυνσης Τεχνικών Υπηρεσιών του e-Ε.Φ.Κ.Α. εξετάζεται και προτείνεται ένα χαμηλού κόστους σύστημα διαχείρισης αρχείων (record management system, R.M.S.) προκειμένου να βελτιωθεί η δυνατότητα εντοπισμού των εγγράφων του, η ακεραιότητα του αρχείου του και η παραγωγή αξιόπιστων συγκεντρωτικών αναφορών. Αν και το προτεινόμενο R.M.S. δεν ικανοποιεί όλες τις ανάγκες, ούτε συμμορφώνεται με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (G.D.P.R.) ή το ισχύον νομικό πλαίσιο, ανάλογα με το βαθμό αποδοχής και χρήσης από τους υπαλλήλους, η εφαρμογή του θα μπορούσε να βελτιώσει την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα της Διεύθυνσης Τεχνικών Υπηρεσιών του e-Ε.Φ.Κ.Α. έως ότου εφαρμοστεί ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα. Το προτεινόμενο, χαμηλού κόστους, R.M.S. αποτελείται από τρία ψηφιακά εργαλεία, α) προσωπικό υπολογιστή με σύνδεση στο internet, β) αποθηκευτικό χώρο σε ιδιωτικό νέφος και γ) διαδικτυακή εφαρμογή διαχείρισης έργων.
In the Greek public sector, there are undoubtedly ineffective practices in creating, maintaining and using archives in both digital and physical form. In this dissertation, the concept of the archive of public bodies and its relationship with sound management are examined through theoretical and practical approaches of the relevant literature. The archive of Technical Services Directorate of e-E.F.K.A. is investigated and a low-cost records management system (R.M.S.) is proposed in order to improve the locatability of its records, the integrity of its archive and the production of reliable aggregate reports. Although the proposed R.M.S. does not meet all needs, nor does it comply with the General Data Protection Regulation (G.D.P.R.) or the applicable legal framework, depending on the degree of acceptance and use by employees, its implementation could enhance the efficiency and effectiveness of the e-E.F.K.A. Technical Services Directorate until an official integrated information system is implemented. The proposed low-cost R.M.S. consists of three digital tools a) a personal pc with internet connection, b) a private cloud storage, and c) an online project management application.
Ακεραιότητα αρχείων στο δημόσιο τομέα