Η απασχόλησή μου στον τομέα της κατασκευής των ξενοδοχείων, άρχισε το 2014 ως μέλος μίας εταιρείας project management που είχε αναλάβει την διαχείριση ανακαίνισης μίας Ξενοδοχειακής μονάδας 5 αστέρων στην Χαλκιδική ως εξωτερικός συνεργάτης του Κ.τ.Ε. Το αντικείμενο που μου ανατέθηκε ήταν ο έλεγχος των change order που υπέβαλε ο εργολάβος. Για διάφορους λόγους (που δεν είναι της παρούσης να αναλυθούν) είχε συσσωρευθεί μεγάλος όγκος αιτημάτων αλλαγής και σε αριθμό αλλά και σε οικονομικό αντικείμενο συνολικά. Επειδή η υφιστάμενη ομάδα παρουσίασε αδυναμία να φέρει εις πέρας τον έλεγχο και την διαχείριση των οικονομικών του έργου – αποκλειστικά λόγω αριθμού ατόμων – δημιουργήθηκε η ανάγκη να πλαισιωθεί η ομάδα από ένα επιπλέον άτομο με αντικείμενο αποκλειστικά αυτό τον τομέα. Έτσι, μετά την έναρξη του έργου και στα πρώτα στάδια κιόλας της κατασκευής ενσωματώθηκα στην ομάδα του project manager
A. Περιγραφή προβλήματος
Κατά την διάρκεια εκτέλεσης των εργασιών προέκυπταν διάφορα προβλήματα τα οποία μετέβαλλαν το οικονομικό και τεχνικό αντικείμενο του έργου. Οι παρεμβάσεις των μελετητών ήταν διαρκείς επειδή οι απαιτήσεις που αποστέλλονταν από το operation ήταν τμηματικές και όχι με συντεταγμένο τρόπο, τροποποιώντας τα σχέδια της σύμβασης με τον εργολάβο και μάλιστα σε τμήματα του έργου τα οποία βρίσκονταν σε προχωρημένο στάδιο, πράγμα το οποίο δημιουργούσε δαπάνες οι οποίες δεν ήταν δυνατόν να προβλεφθούν στον αρχικό προϋπολογισμό. Επιπλέον οι παρεμβάσεις, κατά την διάρκεια εκτέλεσης των εργασιών, του Κ.τ.Ε. ήταν επίσης συχνές γεγονός που απαιτούσε γρήγορα αντανακλαστικά στην κοστολόγηση και την αποστολή προς έγκριση των δαπανών αυτών. Η απόφαση του Κ.τ.Ε. ήταν το έργο να ολοκληρωθεί έως την 1η Μαΐου 2015, ημερομηνία άφιξης των πρώτων πελατών. Σύμβαση με τον Εργολάβο υπογράφηκε μόλις τον Ιούλιο του 2014 και η εγκατάσταση του εργοταξίου έγινε τον Αύγουστο του 2014.
Το έργο ολοκληρώθηκε και παραδόθηκε έγκαιρα στο operation, και το όλο εγχείρημα στέφθηκε με επιτυχία λόγω της μεγάλης προσπάθειας που κατέβαλαν όλες οι ομάδες που ενεπλάκησαν στην κατασκευή. Από τον εργολάβο και τα συνεργεία των υπεργολάβων του, μέχρι τους μελετητές, της εταιρείας project management αλλά και με την καταλυτική συνδρομή του τεχνικού συμβούλου του Κ.τ.Ε.
B. ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΟΣ
Για πολλά από τα προαναφερθέντα προβλήματα που είχαν προκύψει στο πρώτο έργο, έχουν βρεθεί λύσεις, με την εμπειρία των επόμενων ετών, είτε σε απόλυτο βαθμό είτε μερικώς.
Μετά το πέρας του έργου συγκροτήθηκε θυγατρική εταιρεία που ασχολείται αποκλειστικά με το αντικείμενο της ανακαίνισης των υφιστάμενων ξενοδοχείων ή την κατασκευή νέων. Η όλη λογική του ομίλου είναι ότι όλες οι εργασίες πρέπει να εκτελούνται από το τέλος της κάθε περιόδου λειτουργίας μέχρι την έναρξη της επόμενης. Έτσι λοιπόν όλες οι διαδικασίες πρέπει να αυτοματοποιηθούν ώστε το χρονικό αυτό διάστημα να επαρκεί για την πλήρη ολοκλήρωση του κάθε έργου ανεξάρτητα από τον όγκο του.
Κάθε χρόνο εκτελούνται έργα στα υφιστάμενα ξενοδοχεία, είτε ανακαίνισης είτε και επέκτασης, ενώ έχουν κατασκευαστεί νέα ξενοδοχεία στην Χαλκιδική, στην Κέρκυρα, στην Κω και πρόσφατα και στην Ισπανία.
C. Σκοπός συγγραφής της Δ.Ε.
Ο σκοπός της συγγραφής της παρούσας Διπλωματικής Εργασίας είναι πολλαπλός. Αρχικά, εξυπηρετεί την ανάγκη καταγραφής των διαδικασιών που τηρεί ο παρών οργανισμός παρακολούθησης των έργων, ώστε να αντιμετωπίσει τα προβλήματα που μπορεί να προκύψουν στον προγραμματισμό του επόμενου έργου. Ταυτόχρονα ακολουθεί ένα τυποποιημένο τρόπο παρακολούθησης ο οποίος μπορεί να χαρακτηριστεί υβριδικός μεταξύ διαδικασιών των Δημοσίων και των ιδιωτικών έργων. Κατά την φάση της κατασκευής ο οργανισμός χρησιμοποιεί κατά βάσει τον τρόπο εκτέλεσης δημοσίων έργων αλλά με τις απαραίτητες διορθώσεις και περικοπές ώστε να εξαλειφθεί η περιττή γραφειοκρατία. Οι επικεφαλής της ομάδας είναι έμπειροι μηχανικοί με μεγάλη προϋπηρεσία στην εκτέλεση δημόσιων και ιδιωτικών έργων και πλαισιώνονται από διαβαθμισμένης ηλικίας και εμπειρίας μηχανικούς.
Λόγω του αυξημένου ρυθμού ανάπτυξης του συγκεκριμένου οργανισμού, ο οποίος βραβεύθηκε πρόσφατα με το βραβείο ‘Επιχειρηματικής Αριστείας’ των Growth Awards, αναπτύσσεται ταχύτατα και το τμήμα του Development του οργανισμού. Από αυτό το γεγονός δημιουργήθηκε η ανάγκη εκπόνησης της διπλωματικής μου εργασίας με στόχο την κατασκευή ενός εργαλείου που θα βοηθήσει έναν νέο μηχανικό που θα ενσωματωθεί στην ομάδα διαχείρισης ενός έργου ανακαίνισης ή/και κατασκευής ενός ξενοδοχείου υψηλών προδιαγραφών. Με την χρήση της παρούσας διπλωματικής θα μπορεί να αναλάβει καθήκοντα πολύ πιο γρήγορα, να κατανοήσει τον τρόπο λειτουργίας του οργανισμού αλλά και να είναι γνώστης των διαδικασιών ώστε να καταστεί παραγωγικός το συντομότερο δυνατόν. Μπορεί δηλαδή να θεωρηθεί ως ένα εκτεταμένο ‘job description’ για οποιονδήποτε ενσωματωθεί στην υπάρχουσα ομάδα. Φυσικά μπορεί να χρησιμοποιηθεί και από κάποιον μηχανικό που αποφασίζει να ασχοληθεί με το σχετικό αντικείμενο, είτε σαν μέλος κάποιου άλλου οργανισμού είτε αυτόνομα. Έτσι η καταγραφή του τρόπου που λειτουργεί ο συγκεκριμένος φορέας, ο οποίος έχει αναγνωριστεί διεθνώς ως επιτυχημένος, μπορεί να λειτουργήσει και σαν παράδειγμα προς μίμηση από άλλους αντίστοιχους οργανισμούς με σκοπό την αύξηση της παραγωγικότητας τους
It is a well-known fact that tourism industry in Greece is rapidly growing factor which leαds the whole economy of the country. Nowadays the main challenge we face is to improve the quality of the facilities in this field. As an employee for the last five years in one of the biggest brand names in hospitality in Greece, my main goal is to improve my skills in the section of renovating – rebuilding any five-star hotel. This wide section includes, not only the construction phase of Building and Mechanical-Electrical-Installations but also equipment, furniture, decorations, for both rooms and restaurant divisions.
The main scope of writing this thesis, is to use all the knowledge that I have gained in the last years and make additions and corrections in sections that I believe can increase functionality and practicality of the whole procedure.
Another important reason for writing this topic, is to manage to accomplish successfully any project of renovation – reconstruction from the early stages of studies to the first customer arrival. Also, this thesis can be used by a new entry project manager as a construction phase manual during the renovation – construction of a five-star hotel and help him to understand how a project like this should work.
The first chapter is a summary that describes each chapter in a nutshell. The next chapter describes the project management team and the duties of each team’s member should fulfill. The following chapters describe and analyze the procedures that the project management team has to follow and describe the purpose why these procedures exist. Finally, at the end there are the appendices with documents that are described in the main body of this thesis.
Διαδικασίες και μηχανισμοί διαχείρισης έργου ανακαίνισης - κατασκευής ξενοδοχείου 5 αστέρων