Η παρούσα εργασία παρουσιάζει τη μελέτη, το σχεδιασμό και την υλοποίηση ενός ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης συνεδρίων. Το σύστημα έχει ως κύριο σκοπό την υποστήριξη όλων των θεμελιωδών διαδικασιών που εμπλέκονται στην οργάνωση ενός συνεδρίου για δημοσίευση: εγγραφή και συμμετοχή, υποβολή επιστημονικών εργασιών, αξιολόγησή τους, ενσωμάτωσή τους σε θεματικές ενότητες και τελική τους διαμόρφωση για παρουσίαση.
Ακολουθώντας ένα δυναμικό προφίλ χρήστη βάσει ρόλων, κάθε χρήστης δεν αποκτά μόνιμο ρόλο κατά την εγγραφή, αλλά αποκτά ρόλο ανάλογα με κάθε συνέδριο στο οποίο
συμμετέχει. Ένας χρήστης μπορεί έτσι να γίνει απλός επισκέπτης ή παρατηρητής, ή παρουσιαστής, αξιολογητής ή διοργανωτής, ανάλογα με τη δραστηριότητα που εκτελεί και τα δικαιώματα που του χορηγούνται. Το σύστημα υποστηρίζει την εγγραφή και τη σύνδεση χρηστών, την προβολή της δημοσίευσης του συνεδρίου, την προσθήκη συνεδρίων σε λίστα παρακολούθησης, την υποβολή επιστημονικής εργασίας και την παρακολούθηση της κατάστασης κάθε υποβολής, προκειμένου να λαμβάνει ειδοποιήσεις για σημαντικές αλλαγές ή αναθέσεις.
Μεγάλη σημασία αποδίδεται στη φάση αξιολόγησης των εργασιών, κατά την οποία οι διοργανωτές μπορούν να αναθέσουν εργασίες σε αξιολογητές. Το σύστημα επαληθεύει περιορισμούς κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, όπως η ανάθεση ενός αξιολογητή στην ίδια εργασία την οποία έχει ήδη αξιολογήσει, ή η ανάθεση της ίδιας εργασίας σε δύο διαφορετικούς αξιολογητές. Οι αξιολογητές λαμβάνουν πρόσβαση στις εργασίες για αξιολόγηση. Στη συνέχεια, οι αξιολογητές μπορούν να αξιολογήσουν κάθε υποβολή και να εισάγουν μια βαθμολογία, σχόλια και μια σύσταση (αποδοχή/απόρριψη). Μετά τη λήψη αυτής της αξιολόγησης, η εργασία μπορεί να απορριφθεί ή να γίνει αποδεκτή ή να ζητηθεί η αξιολόγηση από τρίτο αξιολογητή. Μόλις γίνει αποδεκτή, οι διοργανωτές μπορούν να ενσωματώσουν την επιστημονική εργασία σε μια συγκεκριμένη ενότητα και να ενεργοποιήσουν τη λειτουργία πληρωμής μέσω του εξωτερικού περιβάλλοντος εφαρμογής Stripe Checkout. Μετά την επιτυχή ολοκλήρωση της πληρωμής, η κατάσταση του άρθρου αλλάζει σε "έτοιμο για παρουσίαση".
Επιπλέον, το σύστημα παρέχει λειτουργικότητα διαχείρισης μέσω ενός χρήστη προσωπικού που μπορεί να δημιουργήσει νέα συνέδρια. Ο χρήστης προσωπικού μπορεί να αποφασίσει τις ημερομηνίες υποβολής και εκδήλωσης, τον αριθμό των θεματικών ενοτήτων, τα τέλη του συνεδρίου, το νόμισμα πληρωμής και την κατάσταση δημοσίευσης του συνεδρίου. Στην προσωπική ενότητα κάθε χρήστη, το σύστημα παρέχει μια ενοποιημένη προβολή των ρόλων του, των υποβολών του, των ειδοποιήσεων και των συνεδρίων που παρακολουθεί, καθώς και των υποβολών που έχουν ανατεθεί στην αξιολόγηση κάθε χρήστη.
Η υλοποίηση μιας τέτοιας εφαρμογής οδηγεί στην αυτοματοποίηση και την οργάνωση της ροής εργασιών δημοσίευσης ενός συνεδρίου, ελαχιστοποιώντας τη χειροκίνητη παρέμβαση, βελτιώνοντας τη διαφάνεια της διαδικασίας αξιολόγησης και διευκολύνοντας την αλληλεπίδραση αξιολογητών, διοργανωτών, διαχειριστών και χρηστών μέσω μιας κοινής πλατφόρμας. Με βάση τα αποτελέσματα των δοκιμών, το σύστημα αποδεικνύεται ένα λειτουργικό και επεκτάσιμο εργαλείο για τη διαχείριση συνεδρίων και την υποβολή, αξιολόγηση και παρουσίαση επιστημονικών εργασιών.

The goal of this thesis is the study, design, and implementation of an integrated information system for scientific conference management. The application primarily aims to assist in the processes related to: publishing and managing conferences, registration and management of users, paper submission, review assignment, paper evaluation, track organization for accepted papers, and preparation of the final paper presentation.
In the role-based model of the implemented solution, the user does not take on a fixed role. Rather, each user’s role is specific to each conference they are involved in and depends on their specific actions and/or responsibilities within the context of that conference. This means that a user may take part as a guest, an observer, a presenter, a reviewer, or an organizer, depending on the conference. Additionally, the application allows users to register and authenticate themselves, browse through published conferences, add conferences to their watchlist, submit a paper, track the status of paper submission, and receive notifications in case of significant events, assignments, and decisions.
The focus was given to the paper review process. This process includes the organizer’s assignment of reviewers to specific papers, which is restricted by certain limitations like not being able to assign the same reviewer twice for a paper. Reviewers, upon seeing the papers assigned to them, can download the papers, submit a score for the paper, add comments, and express their opinion on the final decision (i.e., recommend acceptance, rejection, and third review). Based on the reviewer decision, the paper can be rejected, accepted, or marked
as awaiting further review. Accepted papers are organized into tracks by the organizer. In this case, the participant (reviewers, organizers) is able to proceed to Stripe Checkout for the payment. After a successful payment, a paper can be presented.
A staff user is also granted administrative functionality where they can create a new conference, set submission and conference dates, set the number of available tracks, set a participation fee, select a payment currency, and set the publication status of each conference. A user can access their personal dashboard for an overview of roles they hold for a specific conference, papers they have submitted, notifications, the conference watchlist, and pending assignments of papers to be reviewed. The implementation of a system of this type is an effort to organize and automate conference processes, eliminate unnecessary human intervention, ensure the transparency of the process, and establish a collaborative platform for the participants. A functional and extensible paper submission and review system for scientific conferences is demonstrated with an example of organizing paper tracks, payment, and final paper presentation.