freight forwarding companies and Διαμεταφορικές | architectural framework and πλαίσιο αρχιτεκτονικής για ψηφιακή διαχείριση ροής πληροφορίας διαμεταφορικών | freight forwarding company’s Standard Operating Procedure and πρότυπο διαδικασίας λειτουργίας συστήματος διαμεταφορικής | booking management solution and άρθρωμα διαχείρισης κρατήσεων | ticket management solution and άρθρωμα διαχείρισης επικοινωνίας | freight forwarding document’s management solution and άρθρωμα διαχείρισης εγγράφων μεταφοράς | shipping industry and ναυτιλιακή βιομηχανία | digital transformation and ψηφιακός μετασχηματισμός
1
12
The arrow label indicates the action that takes place and the kind of information it conveys.
Let us mention that the actions from 1.1 to 1.7 are repeated for the same freight request with all the local shipping companies and with many inland truckers until a final agreement is made. The ff agent faces many similar freight requests per day.
The aim of these two proposed flow charts shown in Figure 7 and Figure 13 is to show how similar the information flow and the work of ff companies in Hong Kong and Greece are.
Περίληψη
Οι διαμεταφορικές συνεργάζονται και συντονίζουν όλους τους παγκοσμίως εμπλεκόμενους στη διαμεταφορά, ναυτιλιακές εταιρίες, τελωνειακές αρχές, λιμένες, τελωνιακούς κ.ο.κ. Όμως, παρ’ όλες τις τεχνολογικές εξελίξεις στη ναυτιλιακή βιομηχανία, ακόμα και σήμερα και σε μεγάλο βαθμό, οι διαμεταφορικές επιτελούν την εργασία τους χειρωνακτικά και χωρίς ειδικά πληροφοριακά συστήματα. Αυτή η έλλειψη προκαλεί δυσλειτουργίες, όπως απώλεια φορτίων, αποτελεσματικότητας, αξιοπιστίας, και, λόγω της κομβικής τους θέσης στο παγκόσμιο εμπόριο, έχουν διεθνή αντίκτυπο. Έτσι, στην εργασία αυτή εστιάσαμε στις διαμεταφορικές και ερευνήσαμε τους λόγους για τους οποίους η διαμεταφορά δεν κατάφερε ακόμα να ψηφιοποιηθεί επαρκώς. Ανάμεσα στα ευρήματα ξεχωρίζει το ότι δεν υπάρχουν ακόμα αρκετά παγκόσμια πρότυπα που θα διευκόλυναν μια κεντρική λύση για τη διαχείριση της πληροφορίας τους, και ότι οι επενδύσεις που απαιτούνται για μια ολιστική, κεντρικά συντονισμένη λύση, για την ολοκληρωμένη διαχείριση των εταίρων της διαμεταφοράς είναι τεράστιες και χρονοβόρες. Επίσης από την μέχρι τώρα έρευνά μας δε βρήκαμε ούτε πιο τοπικής φύσης λύσεις για αυτές. Για το λόγο αυτό, σε αυτήν την εργασία εστιάσαμε στο σχεδιασμό ενός πλαισίου το οποίο αποτελεί την έναρξη για τη δημιουργία ενός λογισμικού που θα έλυνε τα σημερινά τους προβλήματα κατά τη μεταφορά. Για να το επιτύχουμε αυτό, ξεκινήσαμε με μια λεπτομερή περιγραφή των εργασιών των διαμεταφορικών, η οποία επιτέλεσε διπλό ρόλο: από τη μια κατέγραψε το σημερινό τρόπο λειτουργίας τους και ανέδειξε τα προβλήματά τους. Αυτό, μας οδήγησε στην πρόταση μιας αναλυτικής Πρότυπης Διαδικασίας Λειτουργίας (Standard Operating Procedure -SOP) που μπορεί να αποτελέσει modus operandi και καλή πρακτική στην καθημερινότητα κάθε διαμεταφορικής. Κατέληξε επίσης στο σχεδιασμό και στον καθορισμό της λειτουργικότητας ενός πλαισίου που μπορεί να οδηγήσει στην κατασκευή ενός λογισμικού που δίνει λύσεις στις δυσλειτουργίες της διαμεταφορικής. Το πλαίσιο αυτό αποτελείται από 3 αρθρώματα τα οποία εγκαθίστανται ανεξάρτητα, αλλά και αλληλοσυμπληρώνονται. Τα αρθρώματα αυτά είναι: α) το άρθρωμα κεντρικής διαχείρισης κρατήσεων δρομολογίων, το οποίο συγκεντρώνει όλα τα διαθέσιμα δρομολόγια όλων των ναυτιλιακών γραμμών κάτω από μια κοινή πλατφόρμα και αναλαμβάνει όλες τις εργασίες της κράτησης, β) το άρθρωμα που αφορά στην οργανωμένη διαχείριση της πληροφορίας των εμπλεκόμενων στη διαμεταφορά, που τώρα είναι διάσπαρτη και ασύνδετη, γ) το τρίτο είναι το άρθρωμα διαχείρισης των σχετικών νομιμοποιητικών εγγράφων της μεταφοράς και γενικά στην υλοποίηση του χρονοδιαγράμματος της μεταφοράς. Επειδή η δημιουργία της ολιστικής λύσης ανάμεσα στους εμπλεκόμενους δεν είναι άμεσα υλοποιήσιμη για την Ελλάδα αλλά και για πολλές άλλες χώρες, η πρότασή μας φαίνεται να είναι μια οικονομική, βιώσιμη κι αποτελεσματική λύση για τις διαμεταφορικές, επιτρέποντάς τους να ελευθερωθούν από διασπάσεις να ασχοληθούν με το κατεξοχήν αντικείμενό τους, τη μεταφορά, αυξάνοντας έτσι τον κύκλο εργασιών τους.
Abstract
The freight forwarding companies coordinate all the globally involved parties in the transport, shipping companies, customs authorities, ports, customs, etc. However, despite the technological developments in the shipping industry, even today and to a great extent, the freight forwarding companies perform their work manually without dedicated information systems. This lack leads to loss of cargo, efficiency, credibility. As their pivotal position in the world trade has a global impact, we focus on them in this dissertation and investigated why they have not yet been sufficiently digitized. Among our findings is that there are insufficient global standards to facilitate a centralized solution for managing their information, and enormous and time-consuming investments required for a holistic, centrally coordinated solution that integrates all the transport parties. Also, from our research so far, we have not found even more local solutions for them.
For this reason, we focus on designing a framework that is the initiative of a software solution that would solve the current problems. To achieve this, we started with a detailed description of their work, which had a dual role: on the one hand, it recorded their current mode of operation and highlighted their problems. A proposal of a detailed Standard Operating Procedure (SOP) created that can be a modus operandi and good practice in their working daily life. We also came up with the design of the functionality of a framework that could lead to a software development that provides solutions to transit malfunctions. This framework consists of 3 modules that can be installed independently but also complement each other. These modules are a) the central reservation management module, which brings together all available routes of all shipping lines under a common platform and undertakes all booking work, b) the module concerning the organized management of information involved in transport, which is now scattered and unrelated, c) the third is the management module of the relevant legal documents of the transfer, and in general in the implementation of the transfer timeline. Because a holistic solution for those involved in the transport is not immediately feasible, our proposal seems a viable, sustainable and efficient answer for the freight forwarding companies, and lets them deal with the actual transportation, and increase their turnover.
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΣΤΙΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΕΝΟΣ ΔΙΑΜΕΤΑΦΟΡΕΑ: ΠΛΑΙΣΙΟ ΒΑΣΙΣΜΕΝΟ ΣΤΗΝ ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΤΗΣ ΔΙΑΜΕΤΑΦΟΡΙΚΗΣ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ