Περιγραφή και αξιολόγηση του πληροφοριακού συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων σε Δημόσια Υπηρεσία. Προτάσεις βελτίωσης

Description and evaluation of an electronic document management information system in a Public Service. Suggestions for improvement. (english)

  1. MSc thesis
  2. Γουργούλια, Στυλιανή
  3. Διαχείριση και Τεχνολογία Ποιότητας (ΔΙΠ)
  4. 25 September 2022 [2022-09-25]
  5. Ελληνικά
  6. 106
  7. Ευαγγελάρας, Χαράλαμπος
  8. Ευαγγελάρας, Χαράλαμπος | Καπετανοπούλου, Παρασκευή
  9. ΙΡΙΔΑ | Δημόσιος Τομέας | Πληροφοριακό Σύστημα | Ηλεκτρονική Αλληλογραφία
  10. 1
  11. 16
  12. 1
  13. Περιέχει : πίνακες, διαγράμματα
    • Με την παρούσα διπλωματική εργασία γίνεται μια αναλυτική περιγραφή της εφαρμογής του Πληροφοριακού Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων «ΙΡΙΔΑ», το οποίο αναπτύχθηκε εξ’ ολοκλήρου από στελέχη του Κέντρου Μηχανογράφησης του Γενικού Επιτελείου Αεροπορίας και προσαρμόστηκε στις ανάγκες των φορέων του δημοσίου που το χρησιμοποιούν. Βασικός σκοπός της περιγραφής της εφαρμογής του Πληροφοριακού Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων «ΙΡΙΔΑ», είναι η διερεύνηση και η αξιολόγηση αυτού ώστε να γίνει αντιληπτό κατά πόσο θα μπορούσε να ωφελήσει το δημόσιο τομέα και στην συνέχεια να εξαχθούν συμπεράσματα ως προς την δυνατότητα βελτίωσης αυτού. Για το σκοπό αυτό δημιουργήθηκε ερωτηματολόγιο το οποίο αποτελείται από πέντε (5) ενότητες και η κάθε ενότητα περιλαμβάνει στοχευμένες ερωτήσεις Κοινού Πλαισίου Αξιολόγησης (ΚΠΑ). Από τα αποτελέσματα του ερωτηματολογίου και με τη βοήθεια του στατιστικού πακέτου MINITAB θα αξιολογηθεί, θα εξαχθούν συμπεράσματα και τέλος θα διατυπωθούν προτάσεις βελτίωσης. Πρόκειται για μια εφαρμογή που προσφέρει τη δυνατότητα ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων μέχρι και επιπέδου «ΑΠΟΡΡΗΤΟ», μια εφαρμογή που δημιουργήθηκε για να αντικαταστήσει την έντυπη αλληλογραφία, την διαδικασία λήψης υπογραφών σε έντυπο, την απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου από ένα κεντρικό ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης αλληλογραφίας κ.α επιτυγχάνοντας έτσι βασικά και σημαντικά ζητήματα στη διαχείριση εγγράφων στο Δημόσιο Τομέα και μέσα από τις νέες εκδόσεις της, βελτιώνει συνεχώς τις εντοπισμένες αστοχίες της. Αναλυτικότερα, στο πρώτο κεφάλαιο γίνεται βιβλιογραφική ανασκόπηση σχετικά με το Πληροφοριακό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων «ΙΡΙΔΑ» και την ψηφιακή διακυβέρνηση. Στο δεύτερο κεφάλαιο περιγράφεται το Πληροφοριακό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων «ΙΡΙΔΑ». Στο τρίτο κεφάλαιο περιγράφεται ο σκοπός της έρευνας, η δομή του ερωτηματολογίου και κάποια ερευνητικά ερωτήματα. Στο τέταρτο κεφάλαιο γίνεται η ανάλυση των δεδομένων του ερωτηματολογίου που συλλέχθηκαν και τέλος, στο πέμπτο κεφάλαιο, παρουσιάζονται οι προτάσεις βελτίωσης που συμβάλλουν στην ενίσχυσης της λειτουργίας του σε περισσότερους φορείς του Δημοσίου, αν όχι σε όλους, καθώς με την βοήθεια των πληροφοριακών συστημάτων μια Δημόσια Υπηρεσία στην καθημερινή διαχείριση εγγράφων θα εξοικονομούσε περισσότερους οικονομικούς πόρους από τη μια και θα είχε μια καλύτερη διαχείριση από την άλλη με αντικατάσταση της έντυπης εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας, μέσα από την παροχή ολοκληρωμένων υπηρεσιών πρωτοκόλλου, ψηφιακής διακίνησης και αρχειοθέτησης, λήψης υπογραφών και διεκπεραίωσης.
    • This thesis provides a detailed description of the implementation of the Electronic Document Management Information System "IRIDA", which was developed entirely by executives of the Computer Center of the Military Aviation General Staff and adapted to the needs of public bodies that use it. The main purpose of the description of the application of the "IRIDA" Electronic Document Management Information System is to investigate and evaluate it in order to understand whether it could benefit the public sector and then to draw conclusions regarding the possibility of improving it. For this purpose a questionnaire was created that consists of five parts and every part includes targeted questions of the Common Evaluation Framework (-CEF-). From the results of the questionnaire and with the help of MINITAB software, it will be evaluated, conclusions will be drawn and suggestions for improvement will be made. It is an application that offers the possibility of electronic circulation of documents up to the level of "SECRET", an application created to replace the printed mail, the process of receiving signatures on a form, the rendering of a protocol number by a central integrated mail management system, etc. thus achieving basic and important matters in document management in the Public Sector and through its new editions, constantly improves its known failures. More specifically, the first chapter provides a bibliographic review on the Electronic Document Management Information System "IRIDA". The second chapter describes the Electronic Document Management Information System "IRIDA". The third chapter describes the purpose of the research, the structure of the questionnaire and some explanatory questions. The fourth chapter analyzes the data of the questionnaire collected and finally, in the fifth chapter the improvement proposals are presented that help to strengthen its operation in more public bodies, if not all, as well as with the help of information Public Service in day-to-day document management would save more financial resources on the one hand and have better management on the other, by replacing printed incoming and outgoing mail, through the provision of integrated protocol services, digital handling and archiving, signatures and processing.
  15. Items in Apothesis are protected by copyright, with all rights reserved, unless otherwise indicated.